Bingung memilih sistem POS yang tepat untuk bisnis Anda? Dengan banyaknya pilihan di pasaran, wajar jika Anda merasa kewalahan.
Namun, tahukah Anda sebenarnya hanya ada empat jenis sistem POS utama?
Kemudian pertanyaannya, mana yang paling cocok dengan kebutuhan bisnis Anda?
Jenis Sistem POS, Ada Apa Saja?
1. Sistem POS Desktop
Sistem POS Desktop adalah sistem penjualan yang diinstal dan dijalankan pada komputer desktop atau laptop, berbeda dengan sistem POS berbasis cloud atau mobile yang diakses melalui internet atau perangkat seluler.
Sistem POS desktop biasanya dilengkapi dengan komputer desktop atau laptop, barcode scanner, cash drawer, receipt printer, card reader, customer display, dan software POS.
Sistem ini biasanya digunakan di toko ritel (pakaian, elektronik, buku, dll), restoran, kafe, dan lainnya.
Kelebihan POS desktop salah satunya adalah tidak sepenuhnya bergantung pada koneksi internet.
Jika internet mati, transaksi tunai dan pencatatan transaksi dasar masih bisa dilakukan. Sangat cocok untuk bisnis di area dengan koneksi internet yang tidak stabil.
Namun, ada juga kekurangannya. Salah satunya adalah membutuhkan maintenance hardware dan software secara berkala.
Cara kerjanya:
- Kasir memasukkan produk yang dibeli pelanggan dengan memindai barcode, memilih produk dari daftar di layar, atau memasukkan kode produk secara manual.
- POS secara otomatis menghitung total harga, termasuk pajak (jika ada), diskon (jika ada), dan promosi lainnya.
- Pelanggan memilih metode pembayaran (tunai, kartu kredit/debit, e-wallet, dll.).
- Tunai: Kasir menerima uang tunai dan (jika perlu) memberikan kembalian. Laci uang akan terbuka secara otomatis.
- Kartu: Kasir menggesek atau memasukkan kartu ke pembaca kartu. Sistem POS berkomunikasi dengan pemroses pembayaran untuk memverifikasi dan memproses transaksi.
- E-wallet: Pelanggan melakukan pembayaran melalui aplikasi e-wallet di ponsel mereka.
- Setelah pembayaran berhasil, printer struk akan mencetak bukti transaksi.
2. Sistem POS Mobile
Sistem POS Mobile (Mobile Point of Sale, mPOS) adalah sistem penjualan yang menggunakan perangkat seluler seperti smartphone atau tablet sebagai terminal kasir.
Sistem ini memudahkan bisnis untuk memproses transaksi di mana saja, tidak terbatas konter kasir tradisional.
POS Mobile mencakup perangkat seluler (smartphone atau tablet), aplikasi POS, card reader, printer portable (opsional), dan koneksi internet.
Fitur yang ditawarkan oleh aplikasi POS mobile bervariasi tergantung vendor dan sistem yang dipilih. Namun, beberapa sistem sudah menawarkan fungsionalitas lengkap dan setara sistem desktop.
Contoh penggunaan sistem POS mobile, antara lain food truck, pedagang kaki lima, dan bisnis yang beroperasi di acara-acara.
Cara kerjanya:
- Pelanggan memilih produk. Kasir memasukkan item ke dalam aplikasi POS, baik dengan memindai barcode (jika ada scanner) atau memilih dari daftar di layar.
- Aplikasi secara otomatis menghitung total harga, termasuk pajak dan diskon.
- Pelanggan memilih cara membayar. Sistem memproses pembayaran.
- Setelah pembayaran berhasil, aplikasi bisa mencetak struk (jika terhubung ke printer) atau mengirim struk digital ke email/SMS pelanggan.
3. Sistem POS Kiosk
Sistem POS Kiosk adalah mesin mandiri agar pelanggan bisa melakukan transaksi sendiri tanpa bantuan staf.
Sistem ini biasanya ditempatkan di area dengan banyak transaksi, seperti pusat perbelanjaan atau restoran cepat saji.
POS Kiosk biasanya berupa perangkat keras (hardware) berupa layar sentuh yang terintegrasi dengan perangkat lunak (software) khusus untuk memproses transaksi.
Komponen utamanya meliputi layar sentuh (touchscreen display), software POS, barcode scanner, card reader, dan receipt printer.
Cara kerjanya:
- Pelanggan memilih produk atau layanan yang ingin dibeli melalui layar sentuh.
- Setelah selesai memilih, pelanggan melanjutkan ke proses pembayaran. Mereka bisa memilih metode pembayaran yang tersedia (kartu kredit, debit, e-wallet, atau kadang-kadang tunai).
- Sistem memproses pembayaran. Untuk kartu, informasi dikirim ke penyedia layanan pembayaran untuk otorisasi.
- Setelah pembayaran berhasil, sistem mencetak struk sebagai bukti transaksi.
- Tergantung pada jenis bisnis, pesanan kemudian disiapkan dan diberikan kepada pelanggan.
4. Sistem POS Berbasis Industri
Sistem POS yang dirancang dan dikembangkan secara khusus untuk memenuhi kebutuhan unik dari industri tertentu.
Sistem POS generik sering kali tidak bisa memenuhi semua kebutuhan spesifik sesuai jenis bisnis. Sebab itulah sistem POS berbasis industri dirancang untuk mengatasi kesenjangan ini.
Contoh:
- Restoran: Membutuhkan manajemen meja, pemesanan online, kitchen display system (KDS), manajemen resep, dan pelacakan bahan baku.
- Ritel: Membutuhkan manajemen inventaris yang canggih (dengan varian produk, ukuran, warna), program loyalitas, manajemen supplier, dan integrasi e-commerce.
- Salon & Spa: Membutuhkan penjadwalan janji temu, manajemen staf, manajemen profil pelanggan, dan pelacakan komisi.
- Hotel: Membutuhkan integrasi dengan sistem manajemen properti (PMS), check-in/check-out tamu, manajemen housekeeping, dan penagihan kamar.
Tips Memilih Sistem POS yang Cocok
1. Pahami Kebutuhan Bisnis Anda
Sebelum memutuskan sistem POS mana yang akan digunakan, lakukan analisis mendalam mengenai kebutuhan bisnis Anda.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan meliputi: jenis usaha (ritel, restoran, jasa, dsb.), skala usaha (kecil, menengah, atau besar), banyaknya lokasi dan kebutuhan berpindah-pindah, model penjualan (barang, jasa, online, atau berlangganan), serta anggaran yang dialokasikan untuk hardware dan software.
Tentukan fitur-fitur penting, pendukung, dan tidak perlu.
Mulai dari fitur standar seperti proses pembayaran dan kelola stok, hingga fitur khusus industri seperti atur meja atau jadwal janji.
Jangan lupakan integrasi dengan software lain (akuntansi, e-dagang, CRM), dan kemampuan sistem untuk berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda.
2. Riset dan Bandingkan Pilihan
Setelah memahami kebutuhan bisnis, lakukan riset untuk mencari dan membandingkan vendor POS. Manfaatkan Google, marketplace khusus software, dan rekomendasi dari kolega.
Baca ulasan online dari pengguna lain, khususnya yang dari industri sejenis, untuk mendapatkan gambaran kelebihan dan kekurangan masing-masing sistem.
Sebaiknya minta demo gratis untuk melihat langsung tampilan dan cara kerja sistem, serta berinteraksi dengan sales representative.
Bandingkan harga secara menyeluruh, bukan hanya biaya awal.
Hitung total biaya kepemilikan, termasuk biaya hardware (terminal POS, pemindai, printer, dll.), biaya software (lisensi, langganan, atau per transaksi), biaya pemrosesan pembayaran (persentase transaksi dan biaya tetap), serta biaya tambahan lainnya.
3. Minta Uji Coba Sistem POS dan Evaluasi Penggunaannya
Sebelum mengambil keputusan final, lakukan uji coba dan evaluasi.
Manfaatkan penawaran uji coba gratis (jika ada) untuk mencoba sistem POS secara langsung. Libatkan staf yang akan menggunakan sistem tersebut dan kumpulkan feedback mereka.
Setelah periode uji coba, evaluasi secara menyeluruh apakah sistem memenuhi semua kebutuhan bisnis, apakah mudah digunakan oleh seluruh tim, dan apakah nilai investasi yang diberikan sepadan.
4. Buat Keputusan dan Implementasi Sistem POS
Setelah semua tahapan evaluasi selesai, saatnya membuat keputusan dan melakukan implementasi.
Pilih sistem POS yang paling cocok berdasarkan kebutuhan, anggaran, dan hasil uji coba, ya.
Selanjutnya, adakan pelatihan untuk staf agar bisa mengoperasikan sistem dengan optimal.
Ikuti panduan implementasi dari vendor, dan pastikan Anda memahami prosedur untuk mendapatkan dukungan teknis jika diperlukan setelah implementasi.
Kesimpulan
Bagaimana? Sekarang Anda sudah tahu tentang jenis sistem POS, kan?
Mulai dari desktop, mobile, kiosk, sampai yang berbasis industri, semua memiliki plus minusnya untuk bisnis. Sekarang tinggal memilih mana yang paling cocok dengan kebutuhan bisnis Anda.
Jika butuh rekomendasi, Anda bisa membaca artikel kami yang membahas Rekomendasi Aplikasi POS Terbaik.
Semoga bermanfaat, ya!
