Berencana menggunakan mesin POS untuk bisnis Anda?
Sebelum itu, pertimbangkan dulu baik-baik kelebihan dan kekurangannya mesin POS, ya.
Apakah ini solusi yang tepat untuk kebutuhan spesifik bisnis Anda?
Mari ketahui jawabannya di artikel ini, yuk!
Apa Itu Mesin POS?
Mesin POS adalah sistem terkomputerisasi yang menggabungkan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) untuk memproses transaksi penjualan, mengelola inventaris, dan menyediakan laporan penjualan.
Berbeda dengan mesin kasir konvensional yang masih bergantung pada metode manual, mesin POS bekerja secara otomatis yang lebih efisien dan komprehensif.
Sistem POS modern dilengkapi dengan layar sentuh, keyboard, printer, dan laci uang. Selain itu, sistem POS modern juga didukung oleh berbagai komponen, seperti monitor display, printer kasir, keyboard POS, dan customer display.
Bagaimana Cara Kerja POS?
1. Menginput dan Memindai Produk
Saat memasukkan produk ke dalam sistem POS, ada beberapa metode yang umum digunakan.
Cara paling umum adalah melalui barcode scanner, yakni kasir memindai barcode pada produk. Scanner ini akan membaca kode dan menerjemahkannya menjadi informasi produk seperti nama dan harga yang tersimpan dalam database POS.
Jika produk tidak memiliki barcode, kasir bisa melakukan manual entry dengan memasukkan kode produk (SKU) atau nama produk secara langsung melalui keyboard atau layar sentuh.
Selain itu, beberapa sistem POS menyediakan fitur product lookup yang memudahkan pencarian produk berdasarkan nama atau deskripsi.
2. Menghitung Total Belanja
Setelah produk diinput, sistem POS akan mengakses database produk untuk mengambil informasi harga.
Database ini menyimpan detail lengkap semua produk, termasuk harga, diskon (jika ada), dan pajak yang berlaku.
Berdasarkan informasi ini, sistem POS melakukan penghitungan otomatis total harga, mempertimbangkan kuantitas barang yang dibeli dan harga per item.
Sistem juga secara otomatis menambahkan pajak penjualan yang sesuai dengan peraturan berlaku, seperti PPN.
Selain itu, jika terdapat diskon atau promosi yang sedang berlaku, sistem POS akan secara otomatis menerapkannya ke total belanja, baik itu berupa persentase, potongan harga tetap, atau promosi “beli satu gratis satu”.
3. Memproses Pembayaran
Pelanggan bisa membayar secara tunai. Kasir akan memasukkan jumlah uang yang diterima dan sistem POS menghitung kembalian jika diperlukan.
Sementara untuk pembayaran non-tunai, pelanggan bisa menggunakan kartu debit atau kredit. Prosesnya, kasir akan memproses kartu melalui terminal pembayaran (EDC), baik dengan menggesek, memasukkan kartu ke chip reader, atau menggunakan metode contactless.
Selain itu, sistem POS juga mendukung pembayaran digital melalui e-wallet, seperti GoPay, OVO, DANA, atau menggunakan QRIS.
4. Mencetak Struk
Setelah pembayaran berhasil diproses, sistem POS akan secara otomatis mencetak struk (receipt) sebagai bukti transaksi melalui printer struk.
Struk ini berisi rincian lengkap transaksi, meliputi daftar barang yang dibeli, harga, total pembayaran, metode pembayaran yang digunakan, serta tanggal dan waktu transaksi.
Sebagai alternatif, beberapa sistem POS modern juga menyediakan opsi struk digital, yakni mengirim bukti transaksi kepada pelanggan melalui email atau SMS.
Kelebihan dan Kekurangan Mesin POS
Kelebihan Mesin POS
1. Meningkatkan Efisiensi dan Menghemat Waktu
Mesin POS mempercepat proses transaksi dan mengurangi antrian, sehingga menghemat waktu dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Selain itu, POS juga menyederhanakan berbagai kegiatan seperti pembelian dan penerimaan inventaris, serta pembuatan laporan otomatis.
Jadi, Anda bisa melayani lebih banyak pelanggan dan fokus pada hal-hal yang lebih strategis.
2. Mencatat Semua Transaksi secara Akurat
Tidak perlu lagi mencatat transaksi penjualan secara manual di buku catatan atau spreadsheet.
Jadi, meminimalkan kesalahan manusia (human error) yang sering terjadi pada pencatatan manual.
3. Mengelola Inventaris Lebih Baik
Mesin POS mampu melacak stok barang secara real-time, memberikan peringatan stok menipis, dan menghasilkan laporan inventaris yang detail.
Hal ini sangat membantu bisnis untuk mengontrol stok barang dengan lebih efisien, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, dan meminimalkan kerugian.
4. Manajemen Pelanggan
Mesin POS juga membantu Anda untuk mengumpulkan data pelanggan, menjalankan program loyalitas, dan mengirim promosi yang ditargetkan.
Dengan memahami preferensi pelanggan, bisnis Anda mampu memberikan layanan yang lebih personal dan meningkatkan loyalitas pelanggan.
5. Membuat Laporan Penjualan yang Lebih Lengkap
Mesin POS mampu menghasilkan laporan penjualan yang detail dan menganalisis tren penjualan.
Laporan ini bermanfaat untuk memberikan insight tentang performa produk, efektivitas promosi, dan behavior pelanggan, seperti produk terlaris, waktu belanja favorit, dan metode pembayaran yang paling sering digunakan.
Melalui data-data ini, pemilik bisnis bisa mengidentifikasi peluang, membuat strategi tepat sasaran, dan akhirnya meningkatkan keuntungan dan kepuasan pelanggan.
Kekurangan Mesin POS
1. Biaya Awal yang Tinggi
Investasi awal untuk membeli mesin POS, berlangganan aplikasi, dan pelatihan karyawan bisa lebih mahal dibandingkan mesin kasir tradisional.
Jadi, sangat penting untuk menghitung biaya total kepemilikan (Total Cost of Ownership) mesin POS, termasuk biaya perawatan, perbaikan, dan pelatihan karyawan, sebelum membuat keputusan pembelian.
2. Ketergantungan pada Teknologi
Ketergantungan sistem POS pada teknologi berisiko pada gangguan operasional.
Kerusakan pada hardware, seperti scanner, printer, atau terminal POS itu sendiri, bisa menghentikan proses transaksi hingga perbaikan dilakukan.
Selain itu, software POS juga rentan terhadap masalah, seperti bug atau error, yang memerlukan penanganan teknis.
Khususnya untuk sistem POS berbasis cloud, koneksi internet sangat penting. Gangguan atau koneksi internet yang lambat akan menghambat, atau bahkan menghentikan, seluruh proses transaksi.
Oleh sebab itu, memiliki rencana cadangan, seperti backup data rutin dan penyedia layanan internet alternatif, sangat penting untuk mengatasi risiko ini.
3. Membutuhkan Biaya Perawatan
Selain investasi awal, sistem POS juga memerlukan biaya perawatan agar kinerjanya tetap optimal.
Perawatan dan pembaruan software POS secara berkala memerlukan biaya tambahan, baik itu biaya langganan bulanan atau tahunan, maupun biaya maintenance yang dibayarkan kepada penyedia layanan.
Apakah Mesin POS Pilihan yang Tepat untuk Bisnis Saya?
Jawabannya: tergantung kebutuhan dan skala bisnis Anda.
Jika Anda menjalankan bisnis kecil dengan kebutuhan transaksi sederhana dan anggaran terbatas, sistem yang lebih mendasar mungkin sudah cukup.
Sebaliknya, jika Anda memiliki bisnis berkembang dengan volume penjualan tinggi, maka sistem POS lebih canggih dan banyak fitur akan lebih sesuai.
Pilihlah sistem POS yang tidak hanya memenuhi kebutuhan saat ini, tetapi juga dapat beradaptasi seiring dengan perkembangan bisnis Anda, ya.
Semoga artikel ini bermanfaat!
